طراحی داخلی محیط اداری و نحوه درست چینش میز اداری جزء فاکتورهای مهم و اصلی در افزایش کار و بهره‌وری کارمندان است. چینش درست و استاندارد میز اداری مولفه‌ها و برخی فاکتورهای مختص به خود را دارد. در زمان چیدمان میز مدیریت باید همه این فاکتورها را در نظر داشته باشید. چشم‌پوشی از هر یک از این مولفه‌ها مشکلات مختلفی را در محل کار کارمندان ایجاد می‌کند. از نکات مهم در چیدمان‌های میز اداری باید به نحوه صحیح نورپردازی اشاره کرد.
نحوه چینش درست میز اداری
در مکان‌های اداری، معمولاً کارمندان بیشتر زمان خود را پشت میز می‌گذرانند. اگر طراحی و نحوه چیدمان میز آن‌ها اصولی و دقیق نباشد افراد بعد از مدتی، از نشستن پشت میز و صندلی اداری خسته می‌شوند. خستگی و آزردگی کارمندان به سبب چیدمان اشتباه میز اداری، باعث کاهش بهره‌وری کارمندان خواهد شد. چینش درست و اصولی میز و صندلی مدیریت تأثیر بسیار بسزایی در بالا رفتن روحیه کارکنان دارد. زمانی که میز کار به‌درستی چیده شود افراد از کار کردن و نشستن در پشت این میزها احساس خوبی خواهند داشت و کارها را با سرعت بیشتری به انجام می‌رسانند.
چینش میز اداری باید به نحوی باشد که کارمندان در شرایطی خوبی قرار داشته باشند و بتوانند تمامی لوازم مورد نیاز خود را در دسترس قرار دهند. وسایل باید به گونه‌ای در دسترس کارمندان قرار گیرند که برای برداشتن هر کدام از آن‌ها نیاز به صرف کم‌ترین زمان ممکن باشد. چینش میز اداری اصول و قوانین مختص به خود را دارد.
نحوه قرارگیری وسایل روی میز اداری باید به گونه زیر باشد:
• از قرار دادن وسایل غیرضروری روی میز خودداری کنید و تنها مهم‌ترین وسایل را روی آن قرار دهید.
• تمامی وسایلی که در طول کار روزانه بیشترین استفاده را دارند در محلی نزدیک و در درسترس بگذارید.
• سیم‌های مربوط به سیستم و رایانه را در یک گوشه به‌طور کامل جمع کنید تا میز شما شلخته نشود.
• برای زیبا شدن و جلوه دادن بهتر به میز کار، بهتر است از یک گلدان استفاده کنید.
• از شلوغ کردن میز کار خودداری نمایید.
• برای یادداشت کردن کارها و عدم فراموشی آن‌ها، بهتر است از دفترچه یادداشت یا کاغذهای رنگی برچسب‌دار استفاده کنید.
چند نکته مهم در چیدمان درست میز اداری
در چیدمان میز اداری باید نظم اداری را رعایت کرد. اگر در چینش میزهای اداری نظم و مرتب بودن به‌درستی انجام نشود در زمان عبور و مرور در محیط کار پرسنل و کارمندان با مشکل مواجه خواهند شد. علاوه‌بر کارکنان بخش اداری، ارتباط ارباب رجوع با کارمند نیز با مشکل مواجه می‌گردد. اگر چینش میزها نادرست و اشتباه باشد در نظافت و تمیزی میز کار به مشکل برخواهید خورد. شلختگی و کثیف بودن محیط کار و میز کار سبب از بین رفتن تمرکز کارمند در زمان کار می‌شوند. همین عاملی برای کاهش کیفیت کار در محیط اداری به‌حساب می‌آید.
میز مدیریت هم باید منظم باشد و هم قابلیت تغییر در چیدمان را داشته باشد. امکان تغییر در چیدمان اداری باعث می‌شود تا در میان طرح‌های مختلف بهترین و استانداردترین طرح را انتخاب کنیم. در ادارات و شرکت‌هایی با فضای بزرگ، می‌توان بسیار راحت از چند چینش استاندارد و اصولی استفاده کرد. در مقابل در فضاهای کوچک مجبور به برگزیدن بهترین گزینه هستیم.
راحت بودن کارمندان از فاکتورهای مهم در چیدمان درست میز اداری است. محیط و فضای کاری هر چقدر که از آرامش و سکوت برخوردار باشد و در کنار آن نور کافی نیز داشته باشد، کارمند بیشتر احساس راحتی می‌کند. در این موارد میزان کیفیت کار دو چندان خواهد شد.
میزان تاثیر نورپردازی در نحوه درست چینش میز اداری
کارمندان ساعات زیادی از روز را در محیط کار و پشت میز اداری مشغول به کار هستند. بنابراین محیط آن‌ها باید به‌طور اصولی و صحیح نورپردازی گردد. درصد و میزان نوری که در محیط کار انعکاس می‌یابد، می‌بایست از اعتدال برخوردار بوده و مخلوطی از نورهای طبیعی و مصنوعی باشد. اگر وجود نور آفتاب در محل اداره زیاد باشد کارمند به صفحه مانیتور دید خوبی نداشته و همین موضوع سبب کلافه شدن و از بین رفتن تمرکز او خواهد شد. زمانی نور مناسب و کافی است که ما ترکیبی از نورهای طبیعی و مصنوعی را در اتاق کار داشته باشیم. این موضوع سبب بالا رفتن روحیه و آرامش ذهنی در کارمند می‌شود.
طراحی میز مدیریت در ادارات
مهم‌ترین گزینه در طراحی هر اداره و شرکت نحوه چیدمان میزها، مبلمان و به‌خصوص میز مدیریت است. در اتاق مدیران اولین چیزی که به چشم می‌خورد وجود یک میز مناسب و خوب در اتاق است. در انتخاب میز مدیر باید به نوع، مدل و رنگ میز مورد نظر توجه کافی داشت. البته میز انتخابی باید با محیط اتاق و دیگر لوازم همخوانی داشته باشد.
امروزه میزهای اداری از دو نوع کلاسیک و مدرن تشکیل شده‌اند. میز مدیریت باید با میز کارمندان و منشی کاملاً متفاوت باشد. در ساخت میز مدیریت باید از کشوهایی استفاده شود که متریال‌های مرغوبی دارند. میز مدیریت باید متناسب با اندازه اتاق و دیگر لوازم خریداری شود.
چیدمان میز اداری بر اساس مولفه های موجود در اداره
چند نکته مهم و قابل توجه در نحوه چینش میزهای اداری وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد:
• میزهای اداری و به‌خصوص میز متعلق به منشی، باید به گونه‌ای قرار بگیرند که ارباب رجوع به پشت میز و صفحه مانیتور دسترسی نداشته باشد.
• میز منشی باید در جایی قرار گیرد که به تمام فضای محیط و اتاق ورود مدیران مسلط باشد.
• مبلمان اداری نباید در قسمت‌های خصوصی اداره واقع شوند؛ زیرا این مبلمان تنها برای ارباب رجوع تعبیه شده‌اند.
• در فضاهای اداری کوچکی که چند کارمند در یک محل در حال انجام فعالیت هستند، میزها نباید به گونه‌ای قرار گیرند که کارمندان به یکدیگر دید داشته باشند. هر کارمند با استفاده از میز اداری خود باید از فضایی خصوصی برخوردار باشد.
• اگر در نزدیکی محیط کار شما، طبیعتی زیبا وجود دارد؛ بهتر است میزهای اداری را به سمت آن قرار ندهید؛ چراکه در حین کار توجه کارمند به آن محیط خواهد بود.
• اگر محیط کاری شما کوچک است بهترین گزینه میزهای اداری پیوسته هستند.
• در صورتی که محیط اداره شما دارای نور طبیعی است باید میزها به گونه‌ای چیده شوند که از این نور طبیعی بهره ببرند.
سخن پایانی
میزهای اداری از اجزا مهم و اساسی هر دفتر کاری محسوب می‌شوند. میز اداری در اصل همان میزهای استانداردی هستند که دقیقاً طبق اصول درست و صحیح طراحی شده‌اند. حفظ و تأمین سلامت کارکنان و کارمندان در زمان‌های طولانی کار در اداره هدف اصلی طراحی صحیح این دسته از میزها است. طراحی استاندار میز اداری از مزیت‌های بسیاری برخوردار است. از مهم‌ترین مزایای میز اداری می‌توان به بالا رفتن روحیه و سلامت جسمی و روحی کارکنان و کارمندان و همچنین بالا رفتن نرخ بهره‌وری و کارایی در محیط کار اشاره کرد.
